Cách ghi sổ Nhật Ký Chung trên Excel

Ghi sổ bằng hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Căn cứ để ghi sổ chính là các hóa đơn chứng từ kế toán.

 Đây là mẫu sổ hình thức Nhật ký chung:

Nhìn vào mẫu sổ Nhật ký chung trên các bạn cần quan tâm đến các cột sau:

- Cột ngày tháng ghi sổ: là ngày thực hiện ghi sổ, Ngày tháng ghi sổ nhất định phải bằng hoặc sau ngày chứng từ.
- Cột chứng từ:
+ Số hiệu: Nếu là hóa đơn các bạn ghi số hóa đơn, còn các chứng từ khác các bạn ghi số hiệu của chứng từ: ví dụ Phiếu thu ghi: PT001, hay giấy báo nợ ghi GBN...Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác không có chứng từ kế toán ghi PKT... (là phiếu kế toán). ví dụ như các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
+ Ngày tháng: Ghi ngày tháng trên chứng từ.
- Cột diễn giải: ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhưng phải đầy đủ để người sử dụng không phải là người lập sổ NKC vẫn hiểu được.
- Cột TK Nợ - TK Có: Ghi các tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh, TK Nợ ghi trước, TK có ghi sau.
- Cột TK đối ứng: Ghi TK đối ứng cho nhưng TK bên cột TK Nợ - TK Có đã định khoản. Các bạn ghi như trên ảnh đã mô tả. Nhưng trong khi làm trên Excel kế toán nên sử dụng công thức để lấy TK đối ứng để vừa nhanh cho lần đầu, và tiện lợi cho việc sửa chữa (sửa bên TK Nợ - TK có là bên cột TK đối ứng tự sửa theo)
chi tiết như sau: Mình sẽ thực hiện theo Nghiệp vụ thuê nhà năm 2012 như ảnh trên đã có:
Khi có 1 tờ hóa đơn GTGT thể hiện: Thuê nhà năm 2012 ( chưa thanh toán ) Kế toán sẽ hạch toán: 

Nợ 142
Nợ 1331
     Có 331HT
Còn khi làm trên Excel kế toán thực hiện:

TK Nợ	TK Đối ứng	Hướng dẫn
TK Có
142	331HT	Đặt đấu bằng ( =) vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấn vào Tk đối ứng (331HT) và bấm Enter
1331	331HT	Đặt dấu bằng ( = ) vào ô tương ứng với TK cần lây đối ứng sau đó bấn vào TK đối ứng (331HT) và bấm Enter
331HT	142;1331	Công thức: = Bấm vào TK đối ứng thứ nhất &”;”& Bấm vào TK đối ứng thứ 2. ( Nếu có nhiều TK đối ứng thì làm tương tự ). ta làm: =142&";"&1331 và ấn Enter. Việc đặt dấu phẩy hay chấm phẩy là do máy tính của bạn. Nếu dấu phẩy không được các bạn đổi sang dấu chấm phẩy nhé.

- Cột số phát sinh:
+ Nợ : Các bạn ghi số tiền tương ứng với TK ghi Nợ.
+ Có: Các bạn ghi số tiền tương ứng với TK ghi Có. ( ở cột này các bạn nên sử dụng công thức + để dễ phát hiện sai sót số liệu với số liệu trên chứng từ nhé).